Política de proteccion de datos personales
OBJETIVO
Establecer los lineamientos y criterios para garantizar el correcto tratamiento de los datos personales y velar por el derecho constitucional que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recopilado sobre ellas en las bases de datos tanto digitales como archivos físicos de COMFACUNDI, quien actúa como responsable del tratamiento de estos.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
La Caja de Compensación Familiar– COMFACUNDI, persona jurídica de derecho privado sin ánimo de lucro, con NIT 860045904-7, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, República de Colombia, en la calle 53 No. 10-39, teléfono(601)3790909, sitio web www.comfacundi.com.co.
COMFACUNDI, podrá, previa autorización del Titular, permitir el tratamiento de datos a través de terceros que presten servicios asociados al desarrollo de las operaciones de la organización. Estos terceros actuarán como encargados del tratamiento de datos y el tratamiento de los datos serán única y exclusivamente en el marco de las finalidades previamente autorizadas por los titulares.
GENERALIDADES
La Ley 1581 de 2012 desarrolla el derecho constitucional a conocer, actualizar y rectificar la información recogida en bases de datos y los demás derechos, libertades y garantías a que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución (derecho a la intimidad y derecho a la información, respectivamente). La Presente Política se aplica a los datos personales registrados en cualquier base de datos automatizada, manuales o archivos que los haga susceptibles de tratamiento en el marco de las operaciones de COMFACUNDI.
Que de acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, COMFACUNDI:
1. Establece que es responsabilidad de la ejecución de esta Política de Tratamiento de Datos Personales, la Dirección Administrativa, Subdirectores, Gerente IPS, Jefes o líderes de procesos, colaboradores y contratistas en general.
2. Solicitará, previamente, la autorización a los Titulares de los datos personales y mantendrá las pruebas de esta.
3. Garantizará que únicamente accedan al tratamiento de los datos personales los colaboradores que dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de dichas actividades o por los encargados.
4. Realizará el respectivo registro de las bases de datos, de acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 de 2012.
5. Divulgará en sus colaboradores, contratistas y terceros encargados del tratamiento las obligaciones que tienen en relación con el tratamiento de Datos Personales mediante campañas y actividades de orden pedagógico.
COMFACUNDI, realiza la recolección, el almacenamiento, uso, administración, circulación, transferencia y transmisión de los datos personales de sus afiliados, beneficiarios, usuarios, trabajadores, contratistas y población en general en el marco de la Ley 1581 de 2012, con el fin de garantizar la prestación de sus servicios y la operación de la entidad bajo la normatividad aplicable al régimen de subsidio familiar y las relacionadas con cada una de las unidades de negocio asociadas.
• Prestar los servicios misionales de conformidad con la Ley, subsidios y otras prestaciones económicas
• Actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales, Gestión de actividades culturales, asistencia social, servicios sociales a la tercera edad.
• Suministrar información por diferentes canales sobre ofertas y oportunidades relacionadas con los servicios y productos ofrecidos por COMFACUNDI.
• Marketing, segmentación de mercados, Gestión Estadísticas internas
• Publicidad y prospección comercial – Publicidad propia, Ofrecimiento productos y servicios.
• Gestión de clubes o asociaciones deportivas, culturales, profesionales y similares
• Atención al ciudadano/cliente (Gestión de PQRSF) Recepción y gestión de requerimientos internos y externos sobre productos o servicios de la Caja.
• Servicios sociales a pensionados.
• Gestión contable, fiscal y administrativa. Requerimiento por organismo de control – Datos privados y/o sensibles – Datos no sensibles.
• Gestión de Proveedores, contable, fiscal y administrativa.
• Campañas de actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales.
• Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales.
• Servicios de salud, registro de citas médicas u odontológicas, programas de promoción y prevención, registro de imágenes y exámenes diagnósticos, historial clínico, gestión, autorizaciones, servicios de salud, gestión de órdenes médicas y medicamentos.
• Promoción y gestión de empleo, prestaciones a desempleados.
• Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio, y promoción de sus servicios.
• Gestión de Recursos humanos, gestión de nómina, gestión de personal, control de horario, prevención de riesgos laborales, formación de personal, prestaciones sociales, promoción y selección de personal.
• Seguridad y control de acceso a instalaciones.
• Ayudas para el acceso a Vivienda y sistemas de subsidios de vivienda.
• Servicios de Educación No Formal.
• Custodia y gestión de información y bases de datos.
• Servicios económico-financieros y seguros – Cumplimiento/incumplimiento de obligaciones financieras.
• Servicios económico-financieros y seguros – Cuenta de crédito.
• Salud en el Trabajo – Programas de promoción y prevención.
• Suministrar información por diferentes canales sobre ofertas y oportunidades relacionadas con los servicios y productos ofrecidos por COMFACUNDI.
• Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales.
• Venta a distancia.
• Envío de comunicaciones
Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, credo, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, orientación sexual y los datos biométricos.
COMFACUNDI, prohíbe el tratamiento de datos sensibles, exceptuando las siguientes circunstancias:
● Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
● El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:
1. Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
DEBERES DEL RESPONSABLE
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada Ley.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
encuentra obligada a dar cumplimiento a los siguientes deberes, los cuales se encuentran establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada ley.
c) Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
g) Permitir que a través de sus representantes legales, los niños, niñas y adolescentes otorguen la autorización y ejerzan sus derechos frente al tratamiento de datos personales. La Ley contempla que los menores de edad como una categoría
protección reforzada, por ende COMFACUNDI garantiza el respeto a sus derechos fundamentales.
VIGENCIA
