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Seguridad de datos

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE

DATOS PERSONALES

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El presente documento establece la Política de Tratamiento de Datos personales de la Caja de Compensación Familiar de Bogotá y Cundinamarca – COMFACUNDI, actuando como persona jurídica de derecho privado sin ánimo de lucro, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1074 de 2015, los cuales constituyen el marco General de Protección de Datos Personales en Colombia y se aplica a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de entidades públicas o privadas.

OBJETIVO

Garantizar el correcto tratamiento de los datos personales y velar por el derecho constitucional que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recopilado sobre ellas en COMFACUNDI en las bases de datos tanto digitales como archivos físicos relacionados con los datos personales de los titulares.

COMFACUNDI en todas sus acciones, a través de sus unidades de servicios y por todos los medios mediante los cuales recopile información, se encuentra comprometida con el respeto de los derechos de sus afiliados, beneficiarios, usuarios, colaboradores, contratistas y de todos los Titulares de datos personales en general.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

La Caja de Compensación Familiar de Bogotá y Cundinamarca – COMFACUNDI, persona jurídica de derecho privado sin ánimo de lucro, con NIT 860045904-7, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, República de Colombia, en la calle 53 No. 10 -39, teléfono (601) 7940427, sitio web www.comfacundi.com.co.

COMFACUNDI, podrá, previa autorización del Titular, permitir el tratamiento de datos a través de terceros que presten servicios asociados al desarrollo de las operaciones de la organización. Estos terceros actuarán como encargados del tratamiento de datos y el tratamiento de los datos serán única y exclusivamente en el marco de las finalidades
previamente autorizadas por los titulares.

GENERALIDADES

La Ley 1581 de 2012 desarrolla el derecho constitucional a conocer, actualizar y rectificar la información recogida en bases de datos y los demás derechos, libertades y garantías a que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución (derecho a la intimidad y derecho a la información, respectivamente). La Presente Política se aplica a los datos personales registrados en cualquier base de datos automatizada, manuales o archivos que los haga susceptibles de tratamiento en el marco de las operaciones de COMFACUNDI.

La Ley exceptúa del régimen de protección (i) los archivos y las bases de datos pertenecientes al ámbito personal o doméstico; (ii) los que tienen por finalidad la seguridad y la defensa nacionales, la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, (iii) los que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia, (iv) los de información periodística y otros contenidos editoriales, (v) los regulados por la Ley 1266 de 2008 (información financiera y crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países) y (vi) los regulados por la Ley 79 de 1993 (sobre censos de población y vivienda).

Que de acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, COMFACUNDI:

  • Establece que es responsabilidad de la ejecución de esta Política de Tratamiento de Datos Personales, la Dirección Administrativa, Subdirectores, Gerente IPS, Jefes o líderes de procesos, colaboradores y contratistas en general.
  • Solicitará, previamente, la autorización a los Titulares de los datos personales y mantendrá las pruebas de ésta.
  • Garantizará que únicamente accedan al tratamiento de los datos personales los colaboradores que dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de dichas actividades o por los encargados.
  • Realizará el respectivo registro de las bases de datos, de acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 de 2012.
  • Divulgará en sus colaboradores, contratistas y terceros encargados del tratamiento las obligaciones que tienen en relación con el tratamiento de Datos Personales mediante campañas y actividades de orden pedagógico

TRATAMIENTO Y FINALIDAD

COMFACUNDI, realiza la recolección, el almacenamiento, uso, administración, circulación, transferencia y transmisión de los datos personales de sus afiliados, beneficiarios, usuarios, colaboradores, contratistas y población en general en el marco de la Ley 1581 de 2012, con el fin de garantizar la prestación de sus servicios y la operación de la entidad bajo la normatividad aplicable al régimen de subsidio familiar y las relacionadas con cada una de las unidades de negocio asociadas.

Todo proceso relacionado con el Tratamiento de Datos Personales que realice COMFACUNDI, debe ser realizado única y exclusivamente para dar cumplimento a sus funciones legales y de acuerdo a las autorizaciones otorgadas por los Titulares previa información de las principales finalidades que a continuación se enuncian:

  • Prestar los servicios misionales de conformidad con la Ley, subsidios y otras prestaciones económicas
  • Actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales, Gestión de actividades culturales, asistencia social, servicios sociales a la tercera edad.
  • Suministrar información por diferentes canales sobre ofertas y oportunidades relacionadas con los servicios y productos ofrecidos por COMFACUNDI.
  • Marketing, segmentación de mercados, Gestión, Estadísticas internas
  • Publicidad y prospección comercial – Publicidad propia, Ofrecimiento, productos y servicios.
  • Gestión de clubes o asociaciones deportivas, culturales, profesionales y similares
  • Atención al ciudadano/cliente (Gestión de PQRSF) Recepción y gestión de requerimientos internos y externos sobre productos o servicios de la Caja
  • Servicios sociales a pensionados.
  • Gestión contable, fiscal y administrativa. Requerimiento por organismo de control – Datos privados y/o sensibles – Datos no sensibles.
  • Gestión de Proveedores, contable, fiscal y administrativa
  • Campañas de actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales.
  • Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales.
  • Servicios de salud, registro de citas médicas u odontológicas, programas de
    promoción y prevención, registro de imágenes y exámenes diagnósticos, historial clínico, gestión, autorizaciones, servicios de salud, gestión de órdenes médicas y medicamentos.
  • Promoción y gestión de empleo, prestaciones a desempleados
  • Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio, y promoción de sus servicios.
  • Gestión de Recursos humanos, gestión de nómina, gestión de personal, control de horario, prevención de riesgos laborales, formación de personal, prestaciones sociales, promoción y selección de personal
  • Seguridad y control de acceso a instalaciones
  • Ayudas para el acceso a Vivienda y sistemas de subsidios de vivienda
  • Servicios de Educación No Formal
  • Custodia y gestión de información y bases de datos
  • Servicios económico-financieros y seguros – Cumplimiento/incumplimiento de obligaciones financieras
  • Servicios económico-financieros y seguros – Cuenta de crédito
  • Salud en el Trabajo – Programas de promoción y prevención
  • Suministrar información por diferentes canales sobre ofertas y oportunidades relacionadas con los servicios y productos ofrecidos por COMFACUNDI.
  • Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales.
  • Venta a distancia.
  • Envió de comunicaciones

DEBERES DEL RESPONSABLE

COMFACUNDI, como responsable del tratamiento de datos personales de sus titulares, se encuentra obligada a dar cumplimiento a los siguientes deberes, los cuales se encuentran establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada Ley.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio”.

DERECHOS DE LOS TITULARES

La Ley 1581 de 2012 establece que los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada ley.
  • Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  • Permitir que a través de sus representantes legales, los niños, niñas y adolescentes otorguen la autorización y ejerzan sus derechos frente al tratamiento de datos personales. La Ley contempla que los menores de edad como una categoría protección reforzada por ende COMFACUNDI garantiza el respeto a sus derechos fundamentales.

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, QUEJAS O RECLAMOS DE TITULARES

Para el ejercicio de los derechos enunciados anteriormente y que se encuentran enmarcados en Ley 1581 de 2012, el Titular del dato personal tiene derecho a presentar ante COMFACUNDI quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos y lo podrá realizar a través del siguiente canal:

Así mismo el Titular debe adjuntar la siguiente información:
  • Nombres y apellidos completos
  • Datos de contacto (dirección, correo electrónico y teléfonos de contacto)
  • Medios para recibir respuesta a su solicitud.
  • Breve descripción de los motivos y hechos de su reclamación y los derechos que quiere ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar o suprimir información).
  • Firma y número de identificación.
  • Adjuntar copia del documento de identidad.

En caso de que el requerimiento esté relacionado con los sistemas de videovigilancia, el Titular en su solicitud debe especificar fecha, hora y lugar, con el fin de facilitar la ubicación de las imágenes.

COMFACUNDI remitirá la respuesta al Titular bajo los tiempos establecidos por la Ley a los datos de contactos suministrados.

VIGENCIA

La presente Política entrará en vigencia a partir de su aprobación.

Las políticas establecidas por COMFACUNDI respecto al tratamiento de Datos Personales podrán ser modificadas en cualquier momento. Toda modificación se realizará en el marco de la normatividad legal vigente, y las mismas entrarán en vigencia y tendrán efectos desde
su publicación a través de los medios dispuestos por COMFACUNDI para que los titulares conozcan la política de tratamiento de la información y los cambios que se produzcan en ella.

Queda prohibido copiar, reproducir, imprimir, distribuir, publicar, transmitir, difundir, o en cualquier forma explotar parte de este
documento sin la autorización previa y por escrito de COMFACUNDI. Toda copia impresa de este documento es una copia no
controlada.